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3.5 RAZÕES para ter um Software de Gestão Integrado

Luis Leal Leonor

Luis Leal Leonor CEO 2iBi | software www.2iBi.com

Porque deve ter um software de gestão integrado, e não apenas um programa de facturação ou contabilidade?

A seguir vamos falar das 3.5 razões para isso.

Razão 1 – Evitar duplicação de tarefas

Quanto demora fazer a mesma coisa duas vezes? Duas vezes o tempo, claro!
E o que é mais valioso? Dinheiro ou Tempo? O Tempo! O dinheiro pode ser ganho, perdido, e ganho novamente. Enquanto que o Tempo, quando perdido já não pode ser ganho novamente.
Qual é o recurso mais valioso que todos nós temos na vida? O Tempo! Com tempo podemos fazer o que quisermos, tanto na vida profissional como na vida pessoal.
Devemos então utilizar sistemas para nos ajudarem a poupar tempo. Sim e tempo também é dinheiro! Com um Software de Gestão Integrado, podemos realizar várias operações de uma só vez. Por exemplo, quando fazemos uma Factura a um cliente, estamos ao mesmo tempo a registar um débito na conta corrente do cliente, a fazer uma saída do material do inventário e a registar esses movimentos na contabilidade. Então neste caso fizemos 3 operações de uma só vez.

Razão 2 – Fiabilidade da informação e evitar erros

Já ouviram falar da máxima, “A máquina tem sempre razão!”? Eu comecei a ouvir isto nas aulas de electrotecnia nos tempos da escola secundária. Os nossos professores não se cansavam de nos dizer isso quando uma das nossas montagens não funcionava… A seguir, no Politécnico continuei a ouvir isso dos professores nas disciplinas de programação. “A máquina tem sempre razão!”. As máquinas fazem o que nós, os humanos, mandamos fazer. Concordam?
E como é que esta ideia se aplica ao Software de Gestão? A probabilidade de termos erros na captura de dados é sempre grande quando temos pessoas envolvidas no processo.
Com um sistema integrado não existe repetição de tarefas. Os dados são capturados apenas uma vez e replicadas todas as operações dentro do sistema entre os vários módulos.
Um exemplo típico é a integração com a contabilidade. Sem sistema integrado, alguém regista facturas, compras, pagamentos e recebimentos. Depois, enviam esses documentos todos para o contabilista, que vai novamente registar essas operações, para no final apurar os impostos a pagar e produzir informação financeira para a gestão do negócio.
Se for uma solução integrada, não há papeis a circular, e a informação fica logo registada na contabilidade.

Razão 3 – Controlo e rastreabilidade

Para que serve a informação financeira? Para nos dar controlo sobre o que se está a passar. E para ter controlo temos que nos sentir confortáveis com a informação que recebemos.
Com as operações integradas, ficamos com informação sobre a rastreabilidade de cada movimento. Se estivermos por exemplo a consultar o saldo de uma conta de custos num balancete da contabilidade, podemos saber que movimentos deram origem a esse saldo (vendo um extracto), e para cada movimento na contabilidade qual foi a operação que gerou esse valor (uma compra) e ainda o que originou essa compra (uma encomenda e uma cotação).
Como existe rastreabilidade, também se garante que não existem alterações de dados no meio do processo.

Razão 3.5 – Informação mais rápida

Se temos tudo integrado, então a informação está sempre disponível, diariamente, sem termos que esperar pelo final do mês para sabermos o que passou no nosso negócio.
Com informação mais rápida, actualizada instantaneamente, podemos tomar decisões mais acertadas.

Até Breve!