0+4 Etapas para o Sucesso do seu Software de Gestão

Falhar a Preparação é Prepararmo-nos para Falhar. Na 2iBi acreditamos e praticamos isso. Na preparação de um Projecto de Implementação de Software de Gestão num cliente temos as seguintes etapas.

Etapa 0 – Planeamento

Na 2iBi usamos uma ferramenta de planeamento e gestão de projectos online, o LiquidPlanner. Como é uma ferramenta cloud que todos os membros da nossa equipa podem aceder e registar informação estejam onde estiverem. Esta ferramenta também nos ajuda a partilhar com o cliente a evolução dos trabalhos ao longo do projecto.

Neste planeamento detalhamos todas as tarefas que serão realizadas ao longo do projecto. Com base na experiência acumulada, temos uma noção do tempo que cada tarefa irá durar, e ajustamos sempre que necessário.

Com este planeamento sabemos quando começamos e quando vamos concluir e atingir o objectivo do projecto.

 

Etapa 1 – Análise

O resultado final desta fase é um relatório de análise. Esse relatório mostra os detalhes de cada processo de negócio do cliente que vai ser tratado durante a implementação do projecto.

A análise dos requisitos do cliente é muito importante para o sucesso do projecto e para o cumprimento dos prazos. Quanto mais detalhado for esta análise menor margem existirá para derrapagens.

A recolha de informação realiza-se com reuniões com os utilizadores chave e os responsáveis de cada departamento.

 

Etapa 2 – Setup e Configuração

Nesta fase vamos instalar o software e efectuar todas as configurações necessárias para obter o resultado esperado e definido no relatório de análise produzido na etapa anterior.

Isto inclui várias tarefas realizadas por consultores técnicos e consultores funcionais.

Os consultores técnicos tratam de instalar o software nos servidores e nos postos de trabalho, de configurar o SQL Server, os backups, criar campos e tabelas adicionais na base de dados, personalizar documentos usando o Crystal Reports, e desenvolver pequenos pedaços de código VBA para responder a necessidades específicas do cliente.

Os consultores funcionais tratam de configurar a aplicação para dar respostas aos requisitos definidos na fase de análise. As tarefas de um consultor funcional incluem a importação de tabelas de artigos, cliente, fornecedores, funcionários, e outras necessárias, usando ferramentas internas desenvolvidas na 2iBi que facilitam este trabalho.

Os consultores funcionais também tratam de tarefas como criar e configurar documentos da vendas, compras, stocks, contas correntes e tesouraria, configurar o plano de contas da contabilidade para se adaptar ás necessidades do cliente, configurar os tipos de faltas, horas extra, remunerações e descontos a usar nos salários.

O resultado final deverá sempre ser um sistema integrado de gestão. Os registos que os utilizadores vão fazer são deverá ser realizados uma vez, e serão replicados nas áreas necessárias. Por exemplo, quando é emitida uma factura a um cliente, essa factura vai ligar aos módulos de stocks, contas correntes e contabilidade. Com um só movimento tudo fica actualizado.

 

Etapa 3 – Formação

Depois de estarem concluídas as configurações e de termos o software pronto a utilizar, vamos formar os utilizadores para que estes possam começar a tirar partido de todas as melhorias que foram implementadas.

Nesta fase privilegiamos a formação á medida, que será preparada com base do caso real da organização do cliente onde estamos a implementar o projecto. Desta forma será mais simples e fácil transmitir o conhecimento, e os utilizadores vão sentir-se mais confortáveis e motivados pois a formação vai tratar de assuntos que lhes dizem respeito.

 

Etapa 4 – Arranque e Acompanhamento Inicial

Os utilizadores foram formados, o sistema está pronto a funcionar, vamos arrancar! Nos primeiros dias existe um consultor presente no cliente para apoiar os primeiros passos dos utilizadores.

Nesta fase podem ser também encontrados pequenos ajustes de pormenor que não foram detectados anteriormente, e possam ser resolvidos na hora.

Passado este período de adaptação e crescimento, podemos celebrar a conclusão de mais um projecto! Pedimos um testemunho aos utilizadores para nos ajudar no nosso processo de melhoria contínua e seguimos em frente.

 

Suporte e manutenção

Agora que tudo está a funcionar, chegamos á fase da manutenção e suporte técnico. Os utilizadores do novo sistema terão acesso á equipa de suporte técnico da 2iBi.

Durante esta fase existem novas oportunidades de melhoria contínua. Podem existir novos processos de negócio para tratar, novas áreas do software de gestão a implementar, ou novas necessidades específicas do cliente.