6 Segredos para o Sucesso do seu Software de Gestão

Os 6 Segredos para o Sucesso da Implementação do seu Software de Gestão.

Um projecto de implementação de um software de gestão é sempre um desafio, nomeadamente no que diz respeito ao cumprimento dos prazos estabelecidos.

As condicionantes ao sucesso do projecto podem ter várias origens, internas e externas, da equipa de consultores de implementação e da equipa do cliente onde o projecto está a ser implementado.

A experiência acumulada da nossa equipa de consultores na 2iBi tem-nos mostrado que existem alguns factores chave que contribuem para o sucesso destes projectos. Vamos chamar-lhes os 6 segredos para o Sucesso da Implementação do Seu Software de Gestão.

1. Forte Liderança

Antes de começar qualquer projecto temos o hábito de reunir a nossa equipa de consultores com a equipa do cliente. Nesse momento transmitimos os 6 factores para o sucesso, e identificamos que são os líderes de ambos os lados (cliente e 2iBi).

A Liderança de ambos os lados tem mostrado que quando existe e é Forte é determinante na evolução e sucesso do projecto.

Não é surpresa que em cada projecto existe pelo menos um utilizador com maior resistência à mudança. A Forte liderança será capaz de envolver, sensibilizar e motivar esse (ou esses) utilizador(es) para ultrapassar essa resistência, que é humana. Sempre que temos que sair da nossa zona de conforto é da nossa natureza resistirmos.

2. Objectivo Comum

Este ponto pode ser usado para mostrar aos mais “resistentes” qual será o resultado depois de passar a “tormenta” da mudança. Sobre a mudança, o livro “Quem Mexeu no meu Queijo” escrito por Spencer Johnson, de muito fácil leitura, pode ser usado como ferramenta para ajudar os “resistentes”.

Como dizem vários especialistas, as pessoas motivam-se de duas formas diferentes. Afastando-se da dor ou procurando o prazer. Na definição de um Objectivo Comum, devemos ter em conta os perfis das pessoas envolvidas, e perceber como se motivam. O Objectivo Comum terá em conta essas abordagens.

3. Regras do Jogo

Porque temos regras? Na sociedade em geral e nas empresas também, as regras definem a forma como se espera que todos se comportem. Podemos pensar nas regras do jogo com um rectângulo de um campo de football. Dentro dessas linhas joga-se o jogo.

A existência e a partilha dessas regras ajuda todos os envolvidos no projecto a saber o que se espera de cada um.

No nosso caso incluímos nas regras coisas como requisitos de hardware e software da infra-estrutura de IT do cliente, como se vai processar a comunicação entre equipa de consultores e equipa do cliente e o cumprimento do plano de pagamentos ao longo do projecto.

4. Plano de Acção

Agora que sabemos quais são as regras, passamos à estratégia. No Plano de Acção definimos as várias etapas do projecto:

1. Planeamento
2. Análise
3. Implementação
4. Formação
5. Acompanhamento Inicial e Estabilização

Para cada uma dessas etapas identificamos os intervenientes, o contributo de cada um, e o que se vai fazer durante essa etapa.

Por exemplo, na fase de Análise estarão presentes, do lado da 2iBi, um consultor de análise, e do lado do cliente, o decisor de cada área ou departamento onde será implementado o software, assim como os utilizadores chave nessas áreas.

5. Apoio à Iniciativa

Todos os gestores querem ter pessoas nas suas equipas que tomem a iniciativa. E nos projectos queremos o mesmo da parte dos utilizadores. Logo, da mesma forma que a Liderança deve motivar os membros da sua equipa a abraçar o projecto com o fim em mente (Objectivo Comum), também a mesma liderança deve fomentar e apoiar a Iniciativa.

Nem todas as pessoas têm a mesma aptidão natural para tomar iniciativas. Por vezes isso também depende do ambiente em que estão e dos temas que estão a ser tratados.

No livro Leading at a Higher Level, Ken Blanchard explica o seu Modelo de Liderança Situacional. Nesse modelo ele mostra as quatro etapas na evolução profissional de uma pessoa num determinado assunto. A evolução ao longo das quatro etapas está relacionada com o Compromisso da pessoa e a sua Competência técnica num determinado assunto. As etapas são:

1. Principiante entusiasta
2. Aprendiz desiludido
3. Executante capaz mas cauteloso
4. Realizador autónomo

Os gestores de projecto e a liderança podem usar este modelo ao longo do project para obter o envolvimento e iniciativa dos utilizadores.

6. Compromisso e Envolvimento a 100%

Num projecto de implementação é critico ter todos a “remar” na mesma direcção. Para isso todos devem estar alinhados, envolvidos a 100%, focados no objectivo comum, e ajudar a lá chegar.

É importante reservar os recursos e o tempo necessário. Na equipa de consultores devem estar alocados (o)s consultor(es) necessários a tempo inteiro. Do lado do cliente os utilizadores chave e os responsáveis de cada área devem reservar no seu calendário o seu tempo disponível para estarem presentes nas actividades de implementação do projecto.

Este é um factor crítico, para evitar derrapagens e assegurar o cumprimento das metas definidas.

Conclusão

Ouvi uma vez numa formação de gestão de equipas que “as pessoas não trazem manual de instruções”. Logo todos estes “6 Segredos” devem ser pensados e adaptados a cada situação, e à realidade do cliente onde estamos a trabalhar.

Cada caso é um caso, e estes pontos devem ser usados com peso e medida. É como cozinhar.

No final tudo gira à volta de pessoas. As pessoas têm sensibilidades diferentes, formas de motivação diferentes, formas de aprendizagem diferentes. A gestão de projectos de implementação de software de gestão é feita por pessoas e para melhorar a vida de pessoas.

Cada organização tem a sua Cultura, e a abordagem ao projecto deve ter isso em conta. Na nossa equipa falamos e vivemos os 12 Pontos da Cultura 2iBi. Partilhar os nossos valores e cultura com os outros é sempre bom, e devemos fazê-lo sempre de forma positiva, respeitando e ajudando os outros.

Até Breve e Votos de Sucesso!