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4.5 Formas de Poupar na Sua Empresa

Sempre que se trata de comprar um produto ou serviço na sua empresa, existem algumas perguntas que deve fazer, e que vão levar a poupar bastante no final de cada mês.

1. Have to Have or Nice to Have?

O autor Keith J. Cunningham aconselha que quando temos que fazer uma compra ou assumir uma despesa numa empresa devemos colocar a questão: “Is it a Nice to Have, or a Have to Have?”.

Basicamente temos que decidir sempre se o que estamos a pensar comprar é realmente necessário para o funcionamento do negócio, ou se é apenas algo que gostaríamos de ter. A decisão pode ser tomada avaliando se o que vai ser comprado terá um retorno direto ou indireto na rentabilidade do negócio.

Se estivermos por exemplo a falar de uma empresa de transportes, comprar pneus ou filtros de óleo para camiões é um custo necessário e que vai garantir que a frota circula em segurança e com a manutenção em dia. Se, na mesma empresa, estivermos a pensar em comprar smartphones e laptops de última geração para todos os motoristas, qual será o impacto disso na operação e rentabilidade da empresa? Será que a produtividade vai aumentar? Terão algum ganho associado a uma nova ferramenta de software? Ou será apenas um Nice to Have?

2. Já temos em stock?

Quantas vezes já ouviu falar de produtos obsoletos em armazéns? E que alguém descobriu uma quantidade inesperada esquecida de um determinado item num armazém? E porque é que isto acontece?

Muitas vezes não existe um verdadeiro controlo de inventário que permita saber o que existe no ou nos armazéns da empresa. E por causa dessa falta de controlo acabam por ser comprados produtos ou peças que já existiam em stock…

A solução, apesar de simples e óbvia, não acontece sempre: verificar se existe antes de avançar com o processo de compra.

3. Quais são as condições do fornecedor?

Comparar preços entre fornecedores é uma boa prática, e é inclusive uma obrigação dentro de algumas empresas que têm procedimentos internos para isso. Muitas vezes, isso está até incluído no sistema de gestão de qualidade da organização.

Mas isso pode não ser suficiente. O preço é um dos fatores a determinar, mas também se deve levar em conta outros como prazo de entrega, garantia, quantidades mínimas, e condições de pagamento.

Em termos financeiros, o que se pretende é o preço mais baixo, para o melhor produto. Também convém perceber qual é a quantidade mínima a encomendar, e comparar isso com possíveis descontos de quantidade.

4. Temos o processo sistematizado?

Na 2iBi acreditamos que os negócios devem ser geridos por sistemas, e que os sistemas são geridos por pessoas.

Tal como todos os outros processos dentro da organização, as compras, inventários e procurement devem seguir um procedimento que esteja documentado.

As vantagens de ter processos documentados são que independentemente das pessoas envolvidas, o processo vai seguir sempre as mesmas etapas, e o resultado esperado será sempre o mesmo.

4.5 Estamos a usar algum software para automatizar este processo?

A automatização é a melhor aliada da sistematização e dos procedimentos. Uma organização com gestão eficiente de custos, usa normalmente um software ERP que lhe forneça mecanismos e automatismos para controlo de inventários, comparação de preços, aprovação de requisições de compra, e satisfação dos pedidos internos de forma rápida e eficiente.

Com o software adequado, é também possível garantir a transparência dos processos envolvidos nestas decisões.

Caso queira saber mais sobre as soluções que temos para a sua organização nesta área, pode começar por ver o que pode fazer com o Reqwest, a solução que lhe permite controlar custos e reduzir o desperdício. Veja mais aqui.

Luis Leal Leonor

Founder & CEO at 2iBi

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