Está a perder dinheiro com os processos de Procurement?
Algumas organizações estão a olhar para o procurement como uma ferramenta de compra na cadeia de suprimentos e estão a perder dinheiro sem se aperceberem. Sendo assim, como evitar isso?
A aquisição na cadeia de suprimentos está a olhar para as diferentes tarefas críticas que estão a interligar os clientes internos (ou externos) e os fornecedores.
Basicamente, a nível operacional, as compras são compostas por duas atividades principais: a Gestão de Compras e a Gestão de Pedidos.
A Gestão de Compras refere-se a todas as tarefas ligadas à definição detalhada dos requisitos com o cliente, identificação e seleção de fornecedor, emissão de solicitação de cotações, negociação de preços com o fornecedor e definição do contrato. A Gestão de Compras deve fazer uma análise de licitação e tomar a melhor decisão consoante o interesse da organização, combinando vários fatores, principalmente qualidade, preço, prazo de entrega, condições de pagamento e período de garantia.
A Gestão de Pedidos refere-se ao processo envolvido no pedido de mercadorias e serviços e inclui funções como a criação de um pedido de compra (PO), acompanhamento do pedido com o fornecedor e, por fim, a preparação do recebimento de mercadorias, controlo de mercadorias recebidas e verificação de pagamento. Mas isto estende-se a outras funções, como a gestão de pedidos em espera e gestão de devoluções.
Integrado com uma logística bem lubrificada, o procurement é uma máquina tremenda para fazer poupanças e controlar se o dinheiro é usado corretamente e de que maneira. Ter todos os dados de aquisição em mãos é a chave.
Para ter uma aquisição eficiente é necessário ter os procedimentos corretos definidos e articulados com o seu ERP e provavelmente com o seu portal de compras. Sem essas ferramentas críticas, é quase impossível lidar com a enorme quantidade de dados e transações necessárias para decidir pela melhor opção em cada processo de compra e garantir que todas as etapas são registadas para fins de auditoria.
Esse aspeto da capacidade de auditoria assume uma particular relevância quando as organizações têm regras rígidas e têm de estar prontas para serem auditadas a qualquer altura. Isso aplica-se a todas as entidades públicas, a muitas organizações privadas e também se aplica fortemente a ONGs que vivem do dinheiro de doadores.
Se deseja implementar uma solução de procurement com ou sem um portal de compras, deve garantir vários pontos críticos. O seu banco de dados de produtos deve ser o mais detalhado possível. Não pode ter um produto chamado “fruta” ou “T-shirts”. O seu fluxo de trabalho deve estar refletido na sua solução ERP.
A solução deve garantir que a entrada de dados é reduzida ao mínimo, evitando a repetição de tarefas e o risco de erros de perfuração. Se a sua equipa de compras leva mais de 2 minutos para perfurar uma solicitação de cotação ou pedido de compra, tem de resolver isso.
A sua solução deve fornecer feedback automático do estado de cada requisição aos clientes, reduzindo assim as chamadas recebidas de clientes que querem ter informações sobre a atualização das encomendas. A sua solução deve fornecer as estatísticas corretas para ajudar todos os membros da área de procurement a saber no que é que se devem concentrar todos os dias. Isto irá acelerar o desempenho da equipa e reduzir a duração da reunião de follow-up. Por fim, certifique-se de que sua equipa está bem treinada e que entende como devem ser os procedimentos e aplique as melhores práticas na gestão do relacionamento com fornecedores.
Recentemente, num dos meus clientes, ficámos surpreendidos quando vimos que a equipa de compras recém-treinada conseguiu reduzir algumas despesas com alimentos em + 20% e um grupo de peças de reposição automotivas em + 10%, com algumas a chegar a + 20%.
Investir em soluções de Procurement é planear ganhar!
Pode responder rapidamente com números sobre quanto a sua equipa de compras economizou este ano para a sua organização? Se não, imagine o que representa uma economia de 5% em todos os seus bens adquiridos e verá que vale a pena atuar nessa área.
Desejo-lhe uma compra eficiente!
Paul Raoul Gailly
