A sua Contabilidade é sua Amiga?

Para a maioria dos empresários a Contabilidade é um assunto chato e mesmo estranho, que só serve para nos aborrecer e para pagarmos impostos. Concorda? Então e se pudéssemos usar a Contabilidade para pagar menos e Ganhar Mais? E se fizéssemos da Contabilidade a nossa Amiga?

Fazer amizade com a contabilidade

O primeiro passo é entendermos o que pode ser a contabilidade, e para que nos serve para além de nos dizer quanto temos a pagar de impostos. Se fizermos da contabilidade a nossa amiga, ela vai contar-nos tudo o que queremos saber sobre o estado do negócio. Vai dizer-nos quando vendemos, quanto comprámos, quanto pagámos de salários, quanto temos no banco, qual é o prazo de médio de recebimento, quanto estamos a ter de resultado, quanto vale a nossa empresa.

Pois é, a Contabilidade pode ser nossa amiga, e pode mesmo ser a nossa Melhora Amiga! Se fizermos dela a nossa Melhor Amiga, ela conta-nos tudo que precisamos de saber!

Como fazer amizade

Primeiro temos de começar por entender que tudo que acontece na nossa empresa, fica registado na nossa contabilidade. Sempre que vendemos, compramos, recebemos, pagamos, investimos, pagamos salários, pagamos impostos, tudo isso fica registado na contabilidade. Não temos que ser contabilistas para entender que isso acontece. Só precisamos de entender que toda essa informação existe na nossa contabilidade, e que podemos utilizá-la para sabermos o que queremos saber.

Aprender

Talvez precisemos de aprender a ler um balancete, uma demonstração de resultados e um balanço. Não precisamos de fazer uma licenciatura para saber ler esses relatórios. Existem milhões de vídeos no YouTube que ensinam isso. Também existem muitos livros escritos sobre essa matéria. Lembro-me por exemplo de “O Livro Secreto do Crescimento dos Negócios” do Paulo de Vilhena, e do livro “The Ultimate Blueprint for an Insanely Successful Business” do Keith J. Cunningham.

Façam Google destes títulos e vão encontrar onde comprar os livros e muita informação sobre o tema, e não se esqueçam que o Google e o YouTube estão disponíveis e são gratuitos.

Acção

Então agora que já sabemos ler os relatórios essênciais da contabilidade, vamos passar à acção. Vamos começar a usar essa informação, e começar a pedir mais ao(à) nosso(a) Contabilista. Depois de estarmos confortáveis com os Balancetes, Demonstrações de Resultados e Balanços, podemos pedir um Mapa de Fluxos de Caixa, para percebermos como entrou e como saiu o dinheiro num determinado período.

A seguir podemos pedir um relatório Profit and Loss (PnL) simplificado, que nos mostra resumidamente o que vendemos, o que comprámos, a margem bruta, os custos operacionais, margem operacional, os outros custos e por fim o resultado líquido.

A periodicidade destes relatórios deve ser tão frequente quanto possível. Num negócio com transacções diárias, a periodicidade deve ser diária. Noutros casos poderá ser semanal, e no extremo dos casos deve ser mensal.

Sistema

Para termos isto são necessárias duas coisas: Sistemas e Pessoas. Como diz o autor Frank Voehl, When a good person meets a bad system, the system always wins.

Vamos então começar pelo Sistema, e depois pensar nas pessoas que vão usar o sistema.

Para que a informação seja fiável e consistente, devemos ter um sistema que sirva as necessidades de operação da empresa, e que ao mesmo tempo registe todas as operações na contabilidade. Para isso temos que analisar as necessidades do negócio, que áreas precisam ser tratadas pelo sistema, nomeadamente as Vendas, Compras, Inventários, Contas Correntes, Tesouraria, Salários, Imobilizado, e outras áreas específicas da actividade da empresa.

Ao implementarmos esse sistema teremos sempre em mente que tudo o que é registado em qualquer dessas áreas terá um registo automático na contabilidade. Na verdade, o que estamos aqui a fazer é implementar um sistema de Gestão Integrado, também conhecido como ERP (Enterprise Resource Planning).

Durante a implementação do sistema vamos decidir quais são os relatórios que queremos receber diariamente, semanalmente, mensalmente, trimestralmente e anualmente. Uma das vantagens de termos um sistema em funcionamento é que a produção desses relatórios será automatizada, podendo ser emitidos sempre e em qualquer momento. Não precisam de ser contruídos a cada vez que os queremos produzir.

Pessoas

A seguir a termos o sistema implementado, temos que treinar as pessoas que vão utilizar o sistema. As pessoas deverão entender o objectivo comum da instalação do sistema, e sentirem-se confortáveis com o mesmo.

O contabilista será um dos beneficiários desta implementação, pois terá o resultado final pronto a ser produzido. Irá ter mais tempo para analisar a informação e detectar eventuais incoerências, ou sinais de alerta.

Resultado

Com os sistemas adequados e as pessoas treinadas para os utilizarem o gestor ou empresário terá muita facilidade em receber a informação da contabilidade que lhe interessa para gerir a sua empresa, e tomar decisões para o negócio. A tranquilidade que podemos sentir é enorme quando recebemos este tipo de informação periodicamente a mostrar-nos que se está a passar. E tudo isto porque fizemos da Contabilidade a nossa Amiga!

Peça o seu diagnóstico

Na 2iBi software apoiamos empresas a implementar este tipo de sistemas e a treinar as pessoas para os utilizarem.

Se quiser ter um diagnóstico a2z para entender como pode implementar isto na sua empresa, basta enviar-nos um email para 2iBi@2iBi.com e iremos responder-lhe com uma data e hora para o seu diagnóstico.

Até Breve!

 

Luis Leal Leonor

CEO | 2iBi software