Single Blog Title

This is a single blog caption

3.5 RAZÕES para ter um Software de Gestão Integrado

Luis Leal Leonor

Luis Leal Leonor CEO 2iBi | software www.2iBi.com

Porque deve ter um software de gestão integrado, e não apenas um programa de facturação ou contabilidade?

A seguir vamos falar das 3.5 razões para isso.

Razão 1 – Evitar duplicação de tarefas

Quanto demora fazer a mesma coisa duas vezes? Duas vezes o tempo, claro!
E o que é mais valioso? Dinheiro ou Tempo? O Tempo! O dinheiro pode ser ganho, perdido, e ganho novamente. Enquanto que o Tempo, quando perdido já não pode ser ganho novamente.
Qual é o recurso mais valioso que todos nós temos na vida? O Tempo! Com tempo podemos fazer o que quisermos, tanto na vida profissional como na vida pessoal.
Devemos então utilizar sistemas para nos ajudarem a poupar tempo. Sim e tempo também é dinheiro! Com um Software de Gestão Integrado, podemos realizar várias operações de uma só vez. Por exemplo, quando fazemos uma Factura a um cliente, estamos ao mesmo tempo a registar um débito na conta corrente do cliente, a fazer uma saída do material do inventário e a registar esses movimentos na contabilidade. Então neste caso fizemos 3 operações de uma só vez.

Razão 2 – Fiabilidade da informação e evitar erros

Já ouviram falar da máxima, “A máquina tem sempre razão!”? Eu comecei a ouvir isto nas aulas de electrotecnia nos tempos da escola secundária. Os nossos professores não se cansavam de nos dizer isso quando uma das nossas montagens não funcionava… A seguir, no Politécnico continuei a ouvir isso dos professores nas disciplinas de programação. “A máquina tem sempre razão!”. As máquinas fazem o que nós, os humanos, mandamos fazer. Concordam?
E como é que esta ideia se aplica ao Software de Gestão? A probabilidade de termos erros na captura de dados é sempre grande quando temos pessoas envolvidas no processo.
Com um sistema integrado não existe repetição de tarefas. Os dados são capturados apenas uma vez e replicadas todas as operações dentro do sistema entre os vários módulos.
Um exemplo típico é a integração com a contabilidade. Sem sistema integrado, alguém regista facturas, compras, pagamentos e recebimentos. Depois, enviam esses documentos todos para o contabilista, que vai novamente registar essas operações, para no final apurar os impostos a pagar e produzir informação financeira para a gestão do negócio.
Se for uma solução integrada, não há papeis a circular, e a informação fica logo registada na contabilidade.

Razão 3 – Controlo e rastreabilidade

Para que serve a informação financeira? Para nos dar controlo sobre o que se está a passar. E para ter controlo temos que nos sentir confortáveis com a informação que recebemos.
Com as operações integradas, ficamos com informação sobre a rastreabilidade de cada movimento. Se estivermos por exemplo a consultar o saldo de uma conta de custos num balancete da contabilidade, podemos saber que movimentos deram origem a esse saldo (vendo um extracto), e para cada movimento na contabilidade qual foi a operação que gerou esse valor (uma compra) e ainda o que originou essa compra (uma encomenda e uma cotação).
Como existe rastreabilidade, também se garante que não existem alterações de dados no meio do processo.

Razão 3.5 – Informação mais rápida

Se temos tudo integrado, então a informação está sempre disponível, diariamente, sem termos que esperar pelo final do mês para sabermos o que passou no nosso negócio.
Com informação mais rápida, actualizada instantaneamente, podemos tomar decisões mais acertadas.

Até Breve!

Do NOT follow this link or you will be banned from the site!