3.5 dicas para aumentar a sua produtividade

Todos sabemos que as organizações são feitas de pessoas. Logo, a produtividade das organizações dependerá directamente da produtividade pessoal de cada pessoa nessa organização. Aqui deixo-vos algumas dicas que também uso diariamente para melhorar o meu desempenho e obter melhores resultados, seja na vida profissional seja na vida pessoal e familiar.

1. Eliminar

O primeiro passo é eliminar. Usando o modelo dos quadrantes do tempo de Stephen Covey, autor do célebre livro Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes, podemos classificar as nossas tarefas em 4 quadrantes.

1. Urgente e Importante
2. Não Urgente e Importante
3. Urgente e Não Importante
4. Não Urgente e Não Importante

Ora as tarefas do quadrante 4, as que Não são Urgentes nem Importantes, são aquelas que consomem tempo e recursos e que não servem para nos levar até aos resultados que queremos. Então a decisão é simples. Eliminar essas tarefas. Sim, não as executar de todo. Simples, certo?

Depois devemos resolver as Urgentes, passar às Urgentes e Importantes, e dedicar gradualmente cada vez mais tempo às que são apenas Importantes.

2. Automatizar

O gestor é alguém que recebe informação para tomar decisões, e por vezes também prepara informação para enviar a outras pessoas que precisam de tomar outras decisões. Estes processos de preparação de informação podem tornar-se repetitivos e pouco produtivos.

Se fazemos uma mesma tarefa múltiplas vezes, então temos uma rotina que potencialmente pode ser automatizada. A vantagem óbvia é que vamos poupar tempo quando essa tarefa estiver automatizada. Automatizar faz parte das tarefas do tipo Não Urgente e Importante, do quadrante 2 que vimos mais acima.

Automatizar pode ter múltiplas vertentes. Um exemplo simples é automatizar email com base no tema ou assunto, criando pastas e regras que movem automaticamente os emails para a pasta correspondente, consoante o remetente ou o assunto da mensagem. Isso está disponível em todos os clientes de email utilizados hoje em dia.

Outro tipo de automatização que se pode ter na área financeira, está em tarefas como a reconciliação bancária. Hoje em dia os softwares de gestão (ERP) permitem fazer a reconciliação bancária importando ficheiros extraídos dos Internet Banking. Na 2iBi temos ajudado alguns clientes neste tipo de automatização, usando ficheiros que usam o layout normalizado do sector bancário MT-940, ou usando ficheiros xls.

Também usando os ERP temos muitas oportunidades para automatizar. A ideia de um ERP é que funcione como um sistema integrado, em que todas as operações realizadas integrem com as áreas relacionadas, e produzam em simultâneo e automaticamente informação financeira e de gestão.

A integração dos ERP pode ainda estender-se a sistemas externos, como web sites de venda electrónica, sistemas de controlo de assiduidades, sistemas de vendas móveis, ou qualquer outro sistema que trate uma área específica do negócio.

3. Delegar

O que não pode ser eliminado ou automatizado terá que ser realizado por alguém. Ora aqui pode delegar numa pessoa da sua equipa, ou simplesmente delegar em alguém que o faça em outsourcing.

Um exemplo típico disto são as tarefas de contabilidade, assistência legal, assistência informática ou marketing digital. São tipicamente tarefas que delegamos noutras entidades externas à nossa organização. Mas não temos que nos ficar por aqui.

Existem hoje em dia plataformas que nos permitem contratar recursos técnicos em distintas áreas de forma simples e eficiente. Podemos contratar esses recursos para trabalhos ou projectos específicos, ou para uma relação de longo prazo. Exemplo dessas plataformas é o Upwork.

3.5 Acção

Ter conhecimento e não agir não nos leva a lado nenhum. Então o meu desafio para si é o seguinte: Liste todas a tarefas que faz durante uma semana, pode chamar-lhe uma auditoria do seu tempo, e classifique as mesmas seguindo os 4 quadrantes que vimos no início.

Depois de ter classificado as suas tarefas de uma semana completa, pode decidir quais são para Eliminar, Automatizar, Delegar. Acredito que com este exercício terá mais tempo disponível para o que é realmente importante para si, para a sua carreira profissional, e para a sua vida pessoal.

Se quiser saber mais sobre como automatizar as suas tarefas usando tecnologia, sugiro que agende um diagnóstico comigo aqui. Caso queira saber mais sobre delegar e gestão do tempo mande-me um email para luis@2ibi.com.

Até Breve!

Luis Leal Leonor

Founder & CEO at 2iBi